Productivité : faites taire tout ce bruit !

Le web temps réel est à nos portes. Ses hordes de statuts mis à jour et d’actualités brûlantes sont là pour attaquer le fort de votre productivité.
Mais tout n’est pas perdu.
Il faut bien le dire, il est aujourd’hui très facile de perdre toute productivité grâce au nombre impressionnant de distractions que nous offre le web.
Commençons par une brève liste de celles-ci :

• les flux rss qui sont maintenant en temps-réel
• l’accès aux mails sur un smartphone (à quoi on peut ajouter le push pour être sûr de ruiner totalement tout effort)
• les statuts de vos amis/following mis à jour sur Facebook ou Twitter

Il y a de quoi flinguer sa productivité à grand coup de superflu. Mais pour ne pas parler que de productivité… le fait d’avoir un téléphone vibrant dans votre poche toutes les 15 minutes pour vous notifier d’un mail ou d’un message sur Facebook est également un très bon moyen pour ruiner votre sérénité dans la vie de tous les jours.
Que vous soyez dans un repas de famille, en week-end en amoureux ou à vous faire couler un bain, votre téléphone sera toujours là avec le couperet d’un message à lire.

Nous sommes ainsi dérangés dans notre productivité plusieurs centaines de fois par jour.
Les clients mails vont généralement vérifier la présence de nouveaux messages toutes les 5 à 10 minutes. Mais il a été démontré qu’une personne qui travaille dans un bureau va vérifier ses mails encore plus souvent que cela en cliquant sur le bouton « Relever les nouveaux mails » très régulièrement. Au final, ces personnes auront vérifié 30 à 40 fois leur boîte mail en l’espace d’une heure.
Si vous ajoutez à cela votre volonté d’être présent sur les réseaux sociaux, de suivre quelques flux rss, il vous reste à peine suffisamment de temps dans votre journée pour abattre la moindre tâche de travail.

Imaginez-vous que, auparavant, vous receviez le courrier une fois par jour. Toutes les lettres étaient reçues au matin, entre 9h et 10h, et vous pouviez ensuite consacrer le reste de la journée à travailler, répondre à votre courrier, faire des pauses cigarette avec les collègues. Aujourd’hui, c’est comme si le facteur repassait chez vous toutes les 3 minutes pour vous apporter votre courrier au fur et à mesure. Vous pouvez évidemment gérer tous ces mails à « flux tendu », mais cela vous oblige à être en mode réception/réponse au mail pendant toute la durée de votre journée de travail. Il ne s’agit plus d’une période identifiée de votre journée, vous êtes maintenant aux aguets chaque seconde qui passe.

Alors quelques éléments qui pourraient aider à réduire le bruit (du moins quelques éléments que je vais essayer de mettre en pratique) :

• Identifiez des périodes pour la réponse aux mails : par exemple le matin en allumant votre ordinateur. Gérez vos mails entrants, répondez aux mails importants, puis ne répondez plus à aucun mail jusqu’à une autre session (après le repas du midi, en fin d’après midi, comme vous voulez). Je pense qu’il me sera personnellement impossible de ne pas y jeter un coup d’oeil régulier, mais au moins ne pas passer une journée entière à répondre à des mails.

• Sur votre téléphone, réduire le nombre de boîtes mails que vous suivez. l’iPhone est un outil formidable avec la possibilité de suivre simplement vos différentes boîtes mails. Pourtant, si vous avez 5 boîtes mails, cela ne sert à rien de toutes les suivre depuis votre iPhone. Je viens personnellement de retirer la boîte dédiée aux feedbacks de Symbaloo (cela ne retardera pas ma réponse, mais je n’ai aucun besoin de savoir qu’un utilisateur à un problème un dimanche après midi alors que je suis à la mer)

• Suivre Twitter depuis son mobile, oui. Mais réduisez le bruit. De nombreux professionnels ont aujourd’hui plusieurs comptes Twitter à gérer, et notamment celui de leur entreprise.

Il y a quelques semaines, j’étais heureux d’utiliser TweetDeck pour iPhone qui me donnait les mentions, messages privés de 3 comptes et qui faisait continuellement une recherche sur le mot clef « Symbaloo ». Mais avez-vous continuellement besoin d’être informé de toutes ces choses ?

Depuis quelques semaines j’utilise Twitter pour iPhone où je n’ai mis que mon compte personnel, ce qui me permet de ne pas être tenté de suivre un tas d’informations tout au long de la journée.

• Savoir parfois éteindre son client mail & client twitter. Vous voulez écrire un article de blog, finir la traduction d’un document, etc. Alors faîtes le ménage dans les applications ouvertes à grands coup de pied dans le Ctrl+Q

Une fois ces quelques éléments suivis, vous devriez déjà pouvoir respirer un peu plus et ne pas avoir constamment la tête dans le guidon. Puisque, si les nouveaux outils vous donnent l’accès à vos mails et informations en temps-réel, ce mode de fonctionnement est plus à même de vous fatiguer que de vous aider à être plus efficace dans vos tâches quotidiennes.
Et vous, avez-vous d’autres conseils pour améliorer votre productivité et votre tranquillité d’esprit ?
Ou même, avez-vous besoin de suivre ce genre de ligne de conduite pour rester efficace ?

Le web temps réel est à nos portes. Ses hordes de statuts mis à jour et d’actualités brûlantes sont là pour attaquer le fort de votre productivité. Mais tout n’est pas perdu. Il faut bien le dire, il est aujourd’hui très facile de perdre toute productivité grâce au nombre impressionnant de distractions que nous offre le ...